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日语考试资料零起点日语口语受付の仕方
  2.受付の仕方

  「名刺の受け方」

  来客に気づいたら、まず椅子から立ち上がり、「いらっしゃいませ」と一礼する。名刺は両手でていねいに受け取る。客にとって名刺は自分の分身である。粗末に扱われたり、無造作に置かれたりするのは不愉快である。またいつまでも手に持っていたり、上司に渡すのを忘れたりすることもある。管理には十分心がけよう。読み方がわからない場合には、相手に確認をする。

  「アポイントメントのある客」

  予約表を前もって確認し、予約の時間の前後はそのために気配りをする。準備ができていれば、早めに来訪された場合にもあわてないで応対ができるし、遅れている場合には、適切な措置を講ずることもできる。次の順序に従って応対をしてみよう。  

  (1)お待ちしていたことを表すことばであいさつをする。

  いらっしゃいませ、お待ちいたしておりました。

  いらっしゃいませ、うけたまわっております。

  (2)上司に来訪を告げ、応接室に案内をする

  ○時にお約束の○○様がお見えになりました。お通ししてよろしいでしょうか。

  ご案内いたします、こちらへどうぞ。

  (3)客を待たせるとき

  上司にメモで来訪を知らせ、終了時間を聞く。

  あいにく会議(または前の面会者)が長引いておりまして、大変申し訳ございません。

  ○分ほどで終わると思いますが、お待ちいただけますでしょうか。

  お読物を用意いたしました。よろしかったらどうぞ。  

  代理の○○がお話しさせていただきますがよろしいでしょうか。

  (4)客の来訪が遅れている場合

  相手の会社へ電話をいれ、到着時間の予測をたてる。

  上司に○分程度遅れる旨を連絡する。

  その後のスケジュールに影響がある場合には前もって連絡をしておく。

  「アポイントメントのない客」

  まずあいさつをして名刺を受け取るまでは同じである。しかし不意の客に対しては適切な受付が出来るよう、日頃から気を配っておくことが大切である。次の順序に従って応対してみよう。

  (1)用件を聞く

  失礼ですが、どのようなご用件でしょうか。

  誰に面会をご希望でございますか。 
 

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