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日语考试辅导零起点日语口语やすいまとめ
  6.使いやすいまとめ方並べ方の検討  

  いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題.いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。現場にいて業務を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。(この逆が「ワリツケ方式」。詳細は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。)以下に、まとめ方の基本を紹介します。

  (1)相手先別

  往復文書ファイリングの代表的な整理方式。「だれがだれと」でまとめるやり方で、発信者受信者がはっきりしている場合に最適.「アイウエオ順」「地区別分類」「職制による分類」「背番号制」等の並べ方がある。

  (2)主題別

  なにか具体的なテーマがあって文書を探すときに便利な分類。「なにが」でまとめるやり方。例えば、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採用」「給与」「教育」に分けるというのも「主題別」の分類。

  (3)標題別

  「注文書」「見積書」「報告書」のように帳票化した文書。

  (4)一件別  

  1つの案件(プロジェクト、工事、訴訟など)の始めから終わりまでを1つのファイルにまとめる方法。

  (5)形式別

  以上の4つのまとめ方のほかに、「稟議書」「慶弔状」のように、形式でまとめるとよい場合もある。
  いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。

  (1)一緒に使うことが多い文書は同じフォルダーに。

  (2)一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。

  (3)捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。

  (4)見出し類(「ガイド」「山」等)の有効利用。

  しかし、例えば(1)と(3)は相反関係.結論としては、「分厚くするより、薄くするのを優先」がプロからのアドバイスです。

  さて、課員の知恵をしぼって、分類の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納.「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な点があれば柔軟に改善していきます。  

  来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。


  押し出された一昨年度の文書は、不要文書廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務所外に「置き替え(“引き継ぎ”と呼ぶ会社もある)」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書課が音頭をとり、「移し替え置き替え」をするとよいでしょう。


  これで、個人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書も事務所から一掃されました。しかし、「これで出来上がり」とはいきません。事務所外への「置き替え保存」の方法や文書廃棄の基準は、どうするのか。文書の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が残っています。

  「システムの完成と維持管理」


  1.保存と廃棄

  いくら事務所が快適になっても、「押し出された文書が倉庫に山積み」ではシステムが完成されたとは言えません。捨てる技術が必要です。  

  保存年限は、

  (1)歴史的な価値の大きさ

  (2)実務にとっての必要性

  (3)再生の困難度

  (4)スペース

  (5)法的な制約、等によって決まるとされていますが、

  (5)以外は具体的な基準にはなりません。

  これが「捨てられない」原因となっています。結論からいえば、文書の種類によって保存年限を「制度として」決めてしまうこと。難しいことですが、いったん決まれば、だれでも悩まずに捨てられるようになります。「いつか必要になるかもしれない。」とためこんでも、保存管理が不十分で見つからないとしたら、ないのも同じ。割り切りも必要です。

  保存年限の決定は重要な意味を持つので、文書の種類ごとに慎重に検討を。保存年限決定の目安については、専門書を参照してください。

  また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ決めておきます。そして事務所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限別(3年、5年10年、永久など)の箱に入れて保存します。こうすると、「置き替え」の作業が簡単になり、そのうえ期限が来たときにだれでも箱ごと捨てられます。

  2.貸出制度の徹底と「仕掛かり文書」の管理

  課の外への貸出には、貸出カードの使用を制度化します。ファイリング係がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。

  「仕掛かり文書」とは、本当に書きかけの文書のこと。これを各自の机のひきだしに入れるのを許すと、私物化が始まります。担当者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、終業時に一定の場所に保管するようにします。なお「使っている文書」は当然キャビネットに返してから帰ります。

  3.管理維持の重要性

  システムを維持していくには、専任のファイリング係を養成していくのが望ましい。忙しい業務の片手間に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が強い。また、適切な制度化標準化マニュアル化もシステム維持のポイントです。


  

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